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Estoque é muito mais que o lugar onde se guarda materiais e mercadorias. Muito além disso, o estoque é um dos pontos chave para o sucesso e o aumento dos lucros. Investir em gerenciamento de estoque é muito mais que uma necessidade, é uma obrigação para qualquer empresa que busca reconhecimento e destaque no mercado, pois, sem organização, dificilmente se chega em algum lugar.
Através de uma boa gestão de estoque, é possível perceber as necessidades materiais da empresa, planejar as compras futuras e agilizar os processos de entrada e saída. Além disso, um bom controle permite uma vantagem para negociações com fornecedores, evita desperdícios e otimiza o tempo, gerando economia e produtividade.
MÉTODOS DE CONTROLE DE ESTOQUE
Existe uma diversidade de métodos que podem ser implementados para auxiliar na gestão de estoque. Falaremos um pouco sobre os principais deles abaixo:
• CURVA ABC
Este método funciona basicamente direcionando o planejamento e controle aos itens mais significativos. Eles são classificados em em A, B e C, considerando o valor financeiro de cada mercadoria. Sendo assim, temos:
Itens A: Produtos de giro razoável, porém com alta lucratividade, aqui, constam as mercadorias mais importantes e com maior valor. Por se tratar dos itens mais valiosos, é necessário controle absoluto.
Itens do tipo B: Produtos mais numerosos, são os materiais de valor médio e que não demandam controles tão rigorosos quanto os “Itens A”. É muito importante regular a quantidade desses itens em estoque para evitar acúmulos e desperdícios.
Itens do tipo C: Produtos menos importantes e menos valiosos para a empresa, sem a necessidade de muitos controles. Eles devem ser mantidos em pequenas quantidades no estoque, apenas para garantir o atendimento de eventuais demandas.
A Curva ABC é baseada no princípio de Pareto, também conhecida como lei 80/20, segundo a qual 80% dos seus resultados são provenientes de 20% dos seus esforços.
• PEPS
A sigla “Primeiros a Entrar, Primeiro a Sair”, dá nome ao método onde o objetivo é a saída das mercadorias mais antigas dando espaço às mais recentes. Com o PEPS é possível evitar a perda de produtos próximos à data de vencimento.
Considerando o aumento constante dos preços este método permite manter o estoque dentro dos valores atualizados do mercado, pois será sempre composto pelos itens de aquisição mais recentes. Atualmente este é um dos métodos de gestão de estoque mais utilizados pelas empresas.
• UEPS
Ao contrário do PEPS, aqui a sigla diz que “Último a Entrar, Primeiro a Sair”. Neste conceito os produtos vendidos primeiro são sempre os mais novos no estoque, logo, não é recomendado para empresas que trabalham com produtos perecíveis, e exigem a elaboração de métodos de controle para evitar a perda e avarias de produtos.
Este método é controverso pois, considerando que o custo da mercadoria comprada por último é maior, e os preços das mercadorias vendidas são calculados pelo valor dos produtos mais novos, o lucro contábil das empresas e os impostos que devem ser pagos são menores. Assim, as empresas acabam vendendo por valores acima dos seus gastos. Portanto, essa prática é vedada pela Receita Federal para fins cálculo do Imposto de Renda, podendo ser utilizada somente para objetivos gerenciais.
• CUSTO MÉDIO
Nesta prática a cada nova compra é realizada uma nova média de custos. Esta média é obtida através do resultado da soma dos valores dos produtos antigos com os valores dos produtos novos, dividida pela quantidade total de itens disponíveis no estoque.
Este método é uma excelente opção para empresas que não sofrem com grandes oscilações de valores de seus itens de estoque. Porém, para evitar a subvalorização, e até a supervalorização, de produtos, é necessário adotar controles mais rígidos.
• JUST IN TIME
Em tradução literal, “no momento exato”, este método foi desenvolvido especialmente para promover a redução de custos, mantendo o nível do estoque no limite da capacidade de atender as demandas da empresa.
A prática exige acompanhamento rigoroso por parte dos gestores para evitar que a empresa cometa um dos maiores erros da gestão e estoque e perca boas oportunidades de vendas por insuficiência de estoque. O sucesso desse método depende da parceria de bons fornecedores para garantir que as demandas sejam atendidas com agilidade e frequência.
Agora que conhecemos os principais métodos de gestão de estoque, ressaltamos que, para fins de cálculo de IR, apenas o Custo Médio e o PEPS são aceitos pelo Ministério da Fazenda.
BOAS PRÁTICAS QUE GARANTEM A EFICIÊNCIA DA GESTÃO DE ESTOQUE!
Independente da metodologia aplicada, o sucesso sempre vai depender do gerenciamento, para isso, vamos falar um pouco sobre as boas práticas para uma gestão eficiente:
• INVENTÁRIO
Aqui damos o primeiro, e talvez o mais importante, dos passos, o levantamento físico de todos os itens do seu estoque através de um inventário. Durante este processo, é importante já idealizar a organização a disposição dos produtos, Separando e categorizando por setores. Assim inicia-se um mapeamento importantíssimo para a movimentação de mercadorias e otimização de processos. Em caso de produtos perecíveis,aqui também é feito a apuração e organização das datas de vencimento. A recomendação é que sejam feitos, periodicamente, levantamentos de grupos de itens, isso ajuda a manter o estoque físico em harmonia com o estoque contábil. Já o inventário geral pode ser realizado anualmente.
O levantamento de inventário pode ser feito manualmente ou através de planilhas eletrônicas, mas, é fortemente recomendado o investimento em um sistema de gerenciamento de estoque, pois assim o controle é muito mais elaborado e eficaz..
• ACOMPANHAMENTO DO GIRO DE ESTOQUE E REGISTRO DE ENTRADAS E SAÍDAS
O giro de materiais basicamente é o tempo em que cada item permanece dentro do estoque até que seja necessário sua reposição. Este acompanhamento permite a definição de itens em alto e baixo giro. Esta prática é fundamental para determinar a periodicidade do contato com os fornecedores, evitando a falta, e o excesso, do material.
Negligenciar as informações de entrada e saída é um dos erros de gestão de estoque mais graves, pois assim, a informação da quantidade de itens disponíveis jamais será exata. A ausência deste tipo de registro dificulta a identificação da necessidade de reposição, aumentando os riscos de faltas e excessos.
• EVITE FALTAS E EXCESSOS
Todas as práticas abordadas até aqui nos trazem diretamente à esta. A falta de acompanhamento do giro, e entradas e saídas, do estoque faz com que o setor de compras não tenha informações precisas para saber o que é necessário na hora de realizar as aquisições, levando à falhas que comprometem todas as operações e ocasionando perdas, desperdícios e uma série de outros prejuízos.
• PADRONIZAÇÃO DE CADASTRO DOS ITENS E ORGANIZAÇÃO
Para reduzir os riscos de furos, erros e duplicatas é necessário um padrão no registro dos materiais armazenados. O recomendado é a criação de um sistema com código e descrição, assim elimina-se o risco de um produto não ser encontrado e ajuda a organizar os setores.
A separação por setores é outra parte fundamental para acelerar as operações e facilitar o trabalho da equipe. A organização é fundamental para o reconhecimento do estoque e evitar perdas e extravios. seguem algumas dicas de organização:
Garanta que o estoque tenha bom espaço para locomoção de funcionários;
Separe os materiais por categorias;
Mantenha o ambiente limpo e arrumado;
Sinalize os setores com placas e outras formas de identificação;
Mantenha os espaço arejado;
Previna contra insetos e outras pragas.
Ainda na organização é fundamental a definição do mínimo e máximo de cada produto para manter o melhor aproveitamento do espaço.
• ENCONTRE O SISTEMA DE ARMAZENAGEM IDEAL PARA O SEU NEGÓCIO
Nenhum método funciona caso o armazenamento não seja feito da maneira correta. Para um estoque bem organizado e funcional, é imprescindível a utilização de um sistema de armazenagem que acomode os diferentes tipos de materiais da maneira adequada.
Todos os setores da indústria possuem particularidades que demandam atenção especial para suprir todas as necessidades que envolvem quantidade, medidas, formatos e peso dos materiais, bem como o espaço físico do armazém. Encontrar a solução ideal para aproveitar da melhor maneira possível, facilitando os processos, aumentando a produtividade e gerando economia, é a especialidade da BR7 Sistemas de Armazenagem.
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